資料作成前に考えるべきこと


この記事の所要時間: 433

こんにちは!ユニキャストインターン生の疋田です。

いきなりですが、企画書や提案資料を作成する際、みなさんはどのようなプロセスで作成していますか?

今回は、私が資料作成を行う際のプロセスについてご紹介します。まだまだ、修行中につき不適切な点もあるかもしれませんが、そのときはフィードバックいただけると幸いです。

資料作成前に

まず、いきなりWordやPowerPointは開きません。メッセージやロジックを頭の中で整理できる人はいいかもしれませんが、私の場合はノートとペンから始まります。資料の目的やターゲット、メッセージやストーリー、構成を準備してから、資料作成にとりかかります。準備が不十分な状態で資料作成を行うと、まとまりのない、何を伝えたいかも分からない資料となってしまします。

大前提を考える

まず、資料の土台となるものを考えます。この資料は何のために、誰に向けて作るのかということです。

■ 目的

この資料を通して,何をしたいのか。これが大前提となってきます。

資料を見た人、プレゼンテーションの相手に何を知ってもらいたいのか、あるいはどんな行動を取ってもらいたいのか。まずは、資料を通して何をしたいのかを明確にすることから資料作りが始まります。

■ ターゲット

次に、誰に向けての資料なのかを考えます。複数人相手なのか特定の人物なのか。相手はどんなことを期待しているのか。資料内容においてターゲットの理解レベルはどの程度か、またメインターゲット以外にサブターゲットもいるのか。いるとしたらどのような人物で何を期待しているのか。

これまで自然にやってきたことだと思いますが、これらを明確化して紙に書いて置くことで、資料のメッセージや内容を考えていくにあたり、脱線せずに、ターゲットを考慮した資料作成ができます。ターゲットを理解しておくことはとても重要なことで、相手の理解レベルより高すぎたり低すぎたりするものは、読んでさえもらえない可能性もあります。また、期待レベルを下回っていれば目的は達成できません。ターゲットの視座・視野・視点、理解レベルや期待レベル、可能ならば正確まで考えて、これ以降のことについて考えていく必要があります。

資料方針を考える

大前提を明確にしたら、資料作成の方針について考えていきます。ここでは、資料の方針、メッセージ、ストーリー、構成、ビジュアル等について考えてます。これらは、大前提を念頭において考えていく必要があります。ターゲットを深く理解することが、資料方針の方向性の精度を高めることにつながります。

■ 方針(仮説)

まずは、仮説構築です。目的がXXXでターゲットはOOO、ターゲットはこのような特徴があり、△△△を期待している、また理解レベルがこれくらいだから、この方向からアプローチしてみれば効果的な資料になるはずだ。という仮説を立てます。あくまで、資料によるアプローチは仮説でしかありません。絶対という資料はないため、仮説の精度をいかに高めることができるかで、目的達成ができるかどうかは決まるってくると思います。

■ メッセージ、ストーリー

立てた仮説をもとに、メッセージ、ストーリーを考えます。メッセージとは「主張×根拠」をしっかり述べることです。主張だけの資料は、相手には何も響かず、行動にも移りません。「AだからBする」をしっかりと主張できることが大切です。よく言われるのは、5つのなぜ?に耐えきれるメッセージかどうかだそうです。自分の主張になぜを繰り返して、すべて筋が通るものはよいメッセージといえると思います。ここで、気をつけるのは目的やターゲットを考慮した、メッセージにするということです。筋の通った主張をしたとしても、ターゲットの期待が違う方向に向いていたら、なんの効果もありません。

メッセージと根拠を考えたら、それをどのようなストーリーにして相手に伝えるかを考えます。

現状はこのようになっています。原因としてこのようなデータから、これらが挙げられます。それらは、このようにすることで改善できます。なぜなら、・・・・だからです。そうするためには・・・・

というメッセージにも様々なストーリーがあります。ターゲットを意識して、ストーリーを作っていきます。

■ 構成、ビジュアル

メッセージストーリーを基に、資料全体の構成(目次)を考えます。ここで気をつけるのは、資料の流れは効果的かつ自然かどうか、ロジックエラーはないかということです。

また、ビジュアル(デザイン)も資料作成には重要な要素です。統一されたデザインパターンを守ることや、文字と図のバランスなどもターゲットや目的によって方針を決定します。また、その資料はプレゼンテーション用なのか提出用なのかによっても変わります。提出用の場合は図に説明が必要かもしれませんし、逆にプレゼンテーション用なら文字は最小限に抑える必要があるかもしれません。

コンテンツを考える

次に、具体的な内容を考えていきます。ここまできたら、自分の中で内容は、浮かんできていると思います。伝える内容を具体的に決定し、更に調査、データ収集等を行います。

資料を作成する

最後に、これまでノートに書いてきたものを基にPowerPointやWordで資料を作成していきます。ここでは、方向性のズレやロジックを意識しながら作成します。

以上が私の資料作成の流れです。

少しでも、参考になれば幸いです。

投稿者紹介

疋田駿
Unicast Inc. ソフトウェアエンジニアRuby,Rails,React,Redux,ReactNative,Android,Elasticsearch,Dockerとか触りながら生計を立ててる。Thinkpad×fedora。ErgoDox愛好家な一児の父。

人気の記事

コメント

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

PAGE TOP